Dlaczego projekty się opóźniają?

W tym artykule wyjaśnię dlaczego projekty się opóźniają. Pomimo tego, że są zarządzane przez profesjonalnych Kierowników Projektów i często długo i dokładnie planowane to nie rzadko mamy do czynienia z projektem opóźnionym lub wręcz zagrożonym.

Co więc robimy źle? Jako Project Manager, jako team projektowy lub jako cała organizacja.

Z mojego doświadczenia najczęściej popełniamy trzy główne błędy.

1) Projekt jest źle zaplanowany

Planując projekt najczęściej skupiamy się na rozbiciu zakresu prac na zadania (tzw. WBS – Work Breakdown Structure), określeniu czasu trwania tych zadań, zależności między nimi i na datach. Całkowicie natomiast zapominamy lub bagatelizujemy kwestię dostępności krytycznych zasobów.

Każda organizacja – duża czy mała, nowa czy dojrzała, mierzy się ograniczoną dostępnością zasobów krytycznych, które są wymagane do zrealizowania danego projektu. W fazie planowania projektu zasoby te trzeba zidentyfikować, zweryfikować ich dostępność w poszczególnych fazach projektu i (co najważniejsze) zaplanować odpowiednie bufory dla zadań realizowanych przez te zasoby (ludzkie) lub z wykorzystaniem tych zasobów (infrastruktura, procesy).

2) Nieautoryzowana zmiana zakresu

W dzisiejszej, dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości trudno sobie wyobrazić projekt, który nie wymagałby zmiany w trakcie jego trwania. Problem pojawia się wtedy, gdy zmiana ta jest przeprowadzana bez koniecznej analizy lub bez wymaganych formalności. Często też dodatkowy zakres próbuje się wprowadzić poprzez zmianę interpretacji pierwotnych zapisów zawartych w Project Charter. Z mojego doświadczenia jest to bardzo niebezpieczna sytuacja – cierpi na tym projekt, team projektowy a finalnie także cała organizacja lub klient.

Dlatego w tym przypadku również warto poświęcić dodatkowy czas i zasoby na stworzenie precyzyjnej listy in scope / out of scope na początku projektu. Kiedy zmiana w projekcie jest potrzebna, trzeba przeanalizować jej wpływ i zadbać o to, aby wszyscy interesariusze byli włączeni w ten proces i świadomie tę zmianę zaakceptowali.

3) Nieodpowiednie zarządzanie ryzykiem

Trzeci najczęstszy powód to nieodpowiednie zarządzanie ryzykiem w projekcie. Risk management robią wszyscy – mało kto w należyty sposób. Przede wszystkim powinniśmy o wiele więcej uwagi poświęcić ryzykom, które mają relatywnie niskie prawdopodobieństwo wystąpienia, ale wysoki potencjalny wpływ na nasz projekt. Wynika to z faktu, iż my jako ludzie potrafimy bardzo dokładnie przewidzieć i oszacować wpływ ryzyka na projekt, natomiast mało trafnie szacujemy prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzeń. A ryzykami z dużym prawdopodobieństwem i małym wpływie za bardzo bym się nie przejmował – i tak wystąpią, i tak sobie z nimi poradzimy – na to wystarczy mała rezerwa w budżecie i harmonogramie.

Podsumowując, chcesz dostarczyć projekt na czas? Pamiętaj o krytycznych zasobach, uważaj na zmiany zakresu i dobrze przygotuj się na kluczowe ryzyka. Powodzenia!